Datenschutzerklärung

Stand: 9. Oktober 2026

1. Grundsatz

Der Schutz deiner Personendaten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir behandeln deine Personendaten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften, insbesondere dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG), sowie dieser Datenschutzerklärung.

2. Verantwortliche Stelle

Vital Heroes
Robert Storkebaum
Johannitergasse 12
CH-4310 Rheinfelden
Schweiz
E-Mail: kontakt@vital-heroes.ch

3. Erhebung von Personendaten

Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Wir erheben Personendaten, wenn du uns diese im Rahmen einer Kontaktaufnahme (z.B. per E-Mail oder Kontaktformular) freiwillig mitteilst.

Folgende Daten können dabei erhoben werden:

• Name und Vorname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Weitere Angaben, die du uns freiwillig mitteilst

4. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verwenden die erhobenen Personendaten ausschliesslich für folgende Zwecke:

• Bearbeitung deiner Anfragen und Kontaktaufnahmen
• Vereinbarung und Durchführung von Coaching-Terminen
• Erbringung unserer Dienstleistungen
• Verbesserung unserer Website und Angebote

5. Hosting und Server

Seit dem 9. Oktober 2026 laufen diese Website, das Klienten-Portal und seine Server-Funktionen auf einem eigenen Server.

Eigener Server in Deutschland. Website, Klienten-Portal und Server-Funktionen laufen auf einem eigenen Server, den wir bei der Hetzner Online GmbH, Industriestrasse 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, in einem Rechenzentrum in Nürnberg mieten. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Daten auf dem Server werden ausschliesslich in der EU verarbeitet. Deutschland gewährleistet nach Anhang 1 der Schweizer Datenschutzverordnung einen angemessenen Datenschutz.

Beim Besuch übermittelt dein Browser technisch bedingt deine IP-Adresse an den Server. Wir speichern sie nicht, denn wir führen kein Zugriffsprotokoll mit IP-Adressen. Der Server führt nur ein Arbeitsprotokoll für den sicheren Betrieb. Darin stehen je Aufruf der Zeitpunkt, die Art der Anfrage, die aufgerufene Seite ohne angehängte Parameter, das Ergebnis und die Dauer. Es enthält keine IP-Adresse, keine Cookies und keine Inhalte. Nur bei einem Fehler kann darin ein kurzer Fehlertext stehen. Das Protokoll ist in seiner Grösse begrenzt: Die ältesten Einträge werden laufend überschrieben, und mit jeder neuen Version der Website beginnt es leer. Einsehen können es nur wir, über geschützte Zugänge.

Daten aus dem Klienten-Portal laufen bei einer Anfrage durch den Server, zum Beispiel beim Versand einer Einladung oder bei einem Datenimport. Der Server speichert sie nicht. Gespeichert werden sie nur in der Datenbank in Zürich (siehe Abschnitt 11).

6. Cookies und Reichweiten-Messung (Google Analytics)

Diese Website nutzt Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Google Analytics verwendet Cookies, also kleine Textdateien auf deinem Gerät, die eine Analyse deiner Nutzung der Website ermöglichen. Wir setzen Google Analytics ausschliesslich mit deiner vorherigen Einwilligung ein.

Beim ersten Besuch fragen wir dich über einen Cookie-Hinweis um Zustimmung. Erst wenn du auf «Akzeptieren» klickst, wird Google Analytics geladen und die Messung beginnt. Klickst du auf «Ablehnen», wird kein Analyse-Cookie gesetzt und keine Messung durchgeführt. Deine Wahl speichern wir lokal in deinem Browser, damit wir dich nicht bei jedem Besuch erneut fragen. Für den technischen Betrieb notwendige Cookies setzen wir ohne Einwilligung.

Google Analytics 4 speichert keine vollständigen IP-Adressen. Deine IP-Adresse wird nur kurzzeitig zur ungefähren Standortbestimmung verwendet und danach verworfen; zusätzlich übermitteln wir das Signal zur IP-Anonymisierung. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über deine Nutzung werden an Server von Google übertragen und dort gespeichert. Dabei kann eine Übermittlung in die USA erfolgen; Google stützt sich hierfür auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und, bei Teilnahme aus der EU, nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern. Klicke dafür unten im Seitenfuss auf «Cookie-Einstellungen». Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy.

Für Werbe- oder Marketing-Zwecke (etwa Meta- oder LinkedIn-Pixel) setzen wir derzeit keine Cookies ein.

7. Externe Links und Videos von YouTube

Unsere Website kann Links zu externen Webseiten enthalten. Wir haben keinen Einfluss auf den Inhalt und die Datenschutzpraktiken dieser Webseiten und übernehmen dafür keine Verantwortung.

Videos von YouTube. Auf der Startseite zeigen wir Videos von YouTube, zum Beispiel Kundenstimmen und Podcast-Folgen. Zuerst siehst du nur ein Vorschaubild, das von unserem eigenen Server kommt. Dabei wird keine Verbindung zu YouTube aufgebaut. Erst wenn du auf ein Video klickst, lädt dein Browser den Player von YouTube im erweiterten Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com). Ab dann übermittelt dein Browser Daten an YouTube, einen Dienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland), etwa deine IP-Adresse, die aufgerufene Seite und technische Angaben zu deinem Gerät. YouTube kann beim Abspielen Cookies oder ähnliche Techniken in deinem Browser nutzen. Dabei kann eine Übermittlung in die USA erfolgen; Google stützt sich hierfür auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Mit dem Klick entscheidest du selbst, ob ein Video geladen wird. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und, bei Besuch aus der EU, nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy.

8. Terminbuchung

Für die Terminbuchung verwenden wir Google Calendar. Bei der Buchung eines Termins werden deine Daten (Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin) an Google übermittelt. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Google: policies.google.com/privacy.

9. Gehirnalter-Check und E-Mail-Versand

Auf unserer Website kannst du einen kostenlosen Gehirnalter-Check durchführen und dir deinen persönlichen Report per E-Mail zusenden lassen. Dabei erheben wir deine E-Mail-Adresse und dein Check-Ergebnis, also das geschätzte Gehirnalter, den Mental-Load-Score und die zugehörige Zone. Die Angaben im Check sind eine Selbsteinschätzung und keine medizinischen Befunde.

Wir arbeiten im Double-Opt-In-Verfahren. Erst wenn du die Bestätigungs-E-Mail anklickst, werden deine Daten gespeichert und der Report versendet. Für Speicherung und Versand nutzen wir Brevo (Sendinblue GmbH / Brevo), verarbeitet auf Servern in der Europäischen Union und auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und, bei Teilnahme aus der EU, nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst dich jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail abmelden. Wir geben deine Daten nicht an Dritte weiter.

Die ausführliche Datenschutzerklärung zum Gehirnalter-Check findest du hier: zur Datenschutzerklärung des Gehirnalter-Checks.

10. Kontaktformular

Wenn du uns über das Kontaktformular schreibst, erheben wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und deine Nachricht. Diese Angaben verwenden wir ausschliesslich, um deine Anfrage zu beantworten. Sie werden nicht in einer Datenbank gespeichert, sondern als E-Mail an uns zugestellt. Der Versand erfolgt über Brevo (Server in der Europäischen Union, Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung deiner Anfrage bzw. die Anbahnung eines Vertrags (revDSG; bei Anfragen aus der EU Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

11. Klienten-Portal (geschützter Bereich)

Für Klientinnen und Klienten von Vital Heroes gibt es unter vital-heroes.ch/portal einen geschützten Login-Bereich. Ein Konto dafür legen ausschliesslich wir persönlich an; eine Selbst-Registrierung ist nicht möglich. Im Portal stellen wir der jeweiligen Person ihre eigenen Inhalte bereit, zum Beispiel Auswertungsergebnisse, Verlaufs-Übersichten und Berichte. Diese Inhalte können Gesundheitsdaten enthalten. Ihre Verarbeitung erfolgt ausschliesslich auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung, die im Rahmen des Coachings separat eingeholt wird (revDSG; bei Personen aus der EU Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Die Portal-Inhalte liegen bei Supabase (betrieben von Supabase Inc., USA); Speicherort der Daten ist ein Rechenzentrum in Zürich, Schweiz. Die Übertragung und Speicherung erfolgen verschlüsselt, mit dem Anbieter bestehen ein Auftragsverarbeitungsvertrag und die EU-Standardvertragsklauseln. Der Zugriff ist technisch so beschränkt, dass jede Person nur die eigenen Inhalte sehen kann; daneben hat nur Robert Storkebaum als Coach Zugriff. Beim Login werden E-Mail-Adresse und Passwort verarbeitet; zur Sitzungs-Verwaltung legt das Portal ein technisch notwendiges Merkmal in deinem Browser ab (kein Werbe-Tracking). Du kannst im Portal auch selbst Dokumente hochladen, zum Beispiel Laborbefunde als PDF oder Foto; sie werden im gleichen geschützten Bereich gespeichert und ausschliesslich für deine Betreuung verwendet. Portal-Inhalte löschen wir auf Wunsch jederzeit. E-Mails aus dem Portal, etwa Einladungen, versenden wir über Brevo (Server in der Europäischen Union, Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor).

Fragebögen im Portal. Zur Vorbereitung auf ein Brain Screening oder ein Brain & Health Assessment füllst du im Portal Fragebögen aus. Je nach Angebot sind das Angaben zu dir und deiner Tagesform oder zusätzlich standardisierte Fragebögen zu Stress, Wohlbefinden, Schlaf, Aufmerksamkeit im Alltag und Gesundheitsverhalten. Diese Antworten sind Gesundheitsdaten. Wir verarbeiten sie nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung, die du vor dem ersten Fragebogen im Portal bestätigst, und ausschliesslich für die Auswertung deines Assessments und dein Coaching. Jede Antwort wird beim Ausfüllen sofort gespeichert, damit du unterbrechen kannst. Die Antworten liegen im gleichen geschützten Bereich in Zürich wie deine übrigen Portal-Inhalte, sind nur für dich und Robert Storkebaum sichtbar. Für die Auswertung nutzen wir auch ein KI-Werkzeug, dabei geben wir so wenig Angaben zu deiner Person weiter wie nötig (siehe Abschnitt 12). Darüber hinaus geben wir sie nicht an Dritte weiter. Du kannst deine Antworten jederzeit einsehen und ihre Löschung verlangen.

12. Künstliche Intelligenz (Anthropic)

Für einzelne Aufgaben nutzen wir KI-Modelle (Claude) der Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland. Anthropic speichert die Daten in den USA. Die Berechnung kann auch in anderen Ländern stattfinden.

Wir nutzen Claude für drei Zwecke:

• Daten-Bot im Klienten-Portal. Der Daten-Bot beantwortet Fragen zu den eigenen Messwerten. Stellst du eine Frage, senden wir sie zusammen mit den dafür nötigen Werten aus deinem Portal an Anthropic. Derzeit nutzt nur der Coach den Daten-Bot, mit seinen eigenen Daten. Öffnen wir ihn für Klientinnen und Klienten, holen wir vorher deine ausdrückliche Einwilligung dafür ein.
• Interne Organisation. Für unsere Zeiterfassung werten wir Titel von Kalenderterminen und eigene Notizen aus. Termintitel können dein Kürzel oder deinen Namen enthalten.
• Arbeitswerkzeug. Wir nutzen Claude beim Auswerten von Messungen und Fragebögen, beim Erstellen von Berichten und beim Formulieren von Nachrichten. Dabei können Angaben aus deinem Coaching verarbeitet werden, auch Gesundheitsdaten.

Für den Daten-Bot und die interne Organisation nutzen wir die Schnittstelle von Anthropic. Hier verarbeitet Anthropic die Daten in unserem Auftrag. Mit Anthropic besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Anthropic verwendet die Daten nicht zum Training seiner Modelle. Ein- und Ausgaben löscht Anthropic in der Regel nach 30 Tagen. Inhalte, die Anthropic als Verstoss gegen seine Nutzungsregeln erkennt, kann es bis zu zwei Jahre aufbewahren.

Für das Arbeitswerkzeug nutzen wir ein Abo von Anthropic. Dafür gibt es keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Anthropic ist hier selbst für die Daten verantwortlich, es gilt die Datenschutzerklärung von Anthropic. Wir geben dabei so wenig Angaben zu deiner Person weiter, wie für die Aufgabe nötig sind. Die Nutzung unserer Daten für das Training von Modellen haben wir ausgeschaltet.

Die USA bieten nach Schweizer Recht nur bei zertifizierten Unternehmen einen angemessenen Datenschutz. Für die Übermittlung im Rahmen der Schnittstelle stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission mit den Ergänzungen für die Schweiz. Sie sind Teil unseres Vertrags mit Anthropic.

Rechtsgrundlage ist für den Daten-Bot deine ausdrückliche Einwilligung (revDSG; bei Personen aus der EU Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Für die interne Organisation ist es unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Arbeitsweise (revDSG; EU: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die Arbeit an deinem Coaching ist es die Erfüllung unseres Vertrags (revDSG; EU: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sind Gesundheitsdaten betroffen, stützen wir uns zusätzlich auf deine ausdrückliche Einwilligung (revDSG; EU: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Anthropic: anthropic.com/legal/privacy.

13. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um deine Personendaten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Die Übertragung von Daten über das Internet erfolgt verschlüsselt (SSL/TLS). Das gilt auch für unseren eigenen Server: Er ist nur verschlüsselt erreichbar (HTTPS), und Daten aus dem Klienten-Portal speichert er nicht.

14. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht:

• Auskunft über die von uns gespeicherten Personendaten zu verlangen
• Die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen
• Die Löschung deiner Daten zu verlangen
• Der Datenbearbeitung zu widersprechen
• Die Datenportabilität zu verlangen

Bitte wende dich dafür an: kontakt@vital-heroes.ch

15. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Die aktuelle Fassung ist auf unserer Website veröffentlicht.